Portaria N° 01/2010 (06/10/2010)

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Estabelece as novas atribuições da Ouvidoria
A Presidente do CONIMA, no uso de suas atribuições e considerando:
– a constituição, em set/09, da COPEDI – Comissão Permanente de Ética e Disciplina onde, dentre suas atribuições, está contemplada a análise e deliberações sobre as questões éticas envolvendo as câmaras filiadas;
– a necessidade de revisar e atualizar as atribuições da OUVIDORIA do CONIMA,
Resolve,
Estabelecer as novas atribuições da Ouvidoria, nos seguintes termos:
Art. 1º. – A Ouvidoria do CONIMA se pautará pelos seguintes princípios:
I.        Proporcionar um canal permanente de comunicação com as partes interessadas, para conhecer, entender e sugerir as mudanças que servirão para melhoria da qualidade dos serviços e do atendimento das Entidades filiadas, estreitando o relacionamento entre o CONIMA, seus filiados e a sociedade;
II.        Destinar-se ao diálogo e à interação, através de uma comunicação direta, para onde podem ser encaminhadas críticas, sugestões, reclamações, denúncias e elogios, estimulando a participação de todos e viabilizando soluções e respostas adequadas para as questões atinentes ao exercício ético da Mediação e Arbitragem;
III.        Estabelecer, por meio de um atendimento personalizado, uma sintonia com as demandas externas e internas, facilitando a comunicação com a direção da entidade, atuando de forma sigilosa, ética, imparcial, transparente, democrática e independente, direcionando expectativas e questionamentos ao setor correspondente do CONIMA;
IV.        Propiciar as partes interessadas, um canal de comunicação com a administração do CONIMA;
V.        Contribuir para um maior aprimoramento das atividades que são desenvolvidas pelo CONIMA a fim de subsidiar o processo de avaliação de desempenho e o cumprimento das missões institucionais que lhe são atribuídas, bem como o cumprimento de seu programa de trabalho;
VI.        Estimular a busca permanente de eficiência, eficácia e efetividade de seus serviços;
VII.        Possibilitar um instrumento complementar de melhoria continua da qualidade dos serviços prestados pelo CONIMA;
VIII.        Contribuir para o aprimoramento das condutas técnicas e profissionais orientadas pelos princípios da ética na prática da Mediação e Arbitragem
Parágrafo único: Para efeitos desta Portaria são consideradas PARTES INTERESSADAS:
1.    Entidades ligadas aos MESCS filiadas ou não, ao CONIMA;
2.    Colaboradores internos do CONIMA;
3.    Profissionais que operam no campo da Mediação e Arbitragem;
4.    Agentes de influência: Governo, imprensa, Poder Judiciário e Legislativo, organizações representativas da sociedade, entidades de classe, instituições de ensino, órgãos de defesa do consumidor e outros;
5.    Usuários dos serviços prestados pelas Entidades filiadas e não filiadas ao CONIMA;
6.    Público em geral.
Art. 2º – As atividades da Ouvidoria serão desenvolvidas com base nos seguintes documentos:
1)     Estatuto, pareceres, normas e orientações do CONIMA;
2)     Código de Ética, padrão do CONIMA para Mediação e Arbitragem;
3)     Lei da Arbitragem;
4)     Outras normas, cabíveis em cada caso.
Art. 3º – São atribuições da Ouvidoria:
I.   Receber as críticas, sugestões, reclamações e elogios das partes interessadas, e dar encaminhamento às unidades de gestão do CONIMA;
II.   Receber e dar encaminhamento as denúncias de entidades não filiadas, visto que as de entidades filiadas são de competência da COPEDI;
III.   Assegurar direito de resposta às demandas interpostas, informando seus autores das providências adotadas;
IV.   Transmitir aos solicitantes, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, contados do recebimento da resposta do responsável da unidade demandada, as posições apresentadas;
V.   Registrar todas as solicitações encaminhadas a Ouvidoria e as respostas oferecidas às partes interessadas;
VI.   Encaminhar à Presidência do CONIMA, semestralmente, a Listagem das Solicitações a Ouvidoria;
VII.   Elaborar e divulgar relatórios semestrais sobre o andamento da Ouvidoria;
VIII.   Manter permanentemente atualizadas as informações e estatísticas referentes às suas atividades;
IX.   Sugerir à Presidência, medidas de aperfeiçoamento da organização e do funcionamento da Instituição;
X.   Retomar a sugestão, quando aceita pela unidade, mas não realizada pela Presidência;
XI.   Promover palestras, encontros e seminários referentes a temas da Ouvidoria;
XII.   Sugerir a adoção de medidas visando o aperfeiçoamento e o bom funcionamento da Instituição, encaminhando-as à Presidência;
XIII.   Apresentar e divulgar relatório anual das atividades da Ouvidoria, encaminhando-as à Presidência.
Do Procedimento
Art. 4º – As manifestações das partes interessadas à Ouvidoria, deverão conter as seguintes informações: caráter da informação, identificação da parte interessada, endereço completo, meios disponíveis para contato (fone, fax, e-mail), informações sobre o fato e sua autoria, se for o caso, a indicação das provas de que tenha conhecimento, data e assinatura do manifestante (quando a demanda for efetuada por meio não eletrônico).
I – não serão aceitas: manifestações anônimas, manifestações cujas soluções dependam de recursos orçamentários e financeiros, manifestações para as quais exista recurso específico, inclusive correição parcial, consultas sobre direitos trabalhistas ou previdenciários de colaboradores do CONIMA e consultas sobre andamento processual que versem matéria que esteja sob apreciação judicial;
II – será garantido o sigilo quanto à autoria da manifestação quando expressamente solicitado ou quando tal providência se fizer necessária, a critério do Ouvidor;
III – as manifestações poderão ser feitas pelos seguintes meios: pessoalmente, fone/fax, e-mail do CONIMA e correspondência (via Correio).
Parágrafo único – O Ouvidor, mediante despacho fundamentado, poderá determinar liminarmente o arquivamento da demanda que lhe tenha sido encaminhada e que, a seu juízo, seja improcedente.
Art. 5º – O Ouvidor deverá atuar segundo princípios éticos e pautar seu trabalho pela legalidade, legitimidade, imparcialidade, moralidade, probidade e publicidade.
Parágrafo único – O Ouvidor, no exercício de sua função, terá assegurado autonomia e independência de ação, sendo-lhe franqueado acesso livre a qualquer dependência, dirigente ou colaborador do CONIMA, bem como a informações, registros, processos e documentos de qualquer natureza que, a seu exclusivo juízo, repute necessários ao pleno exercício de suas atribuições.
Art. 6º – É dever dos dirigentes e colaboradores do CONIMA atender, com presteza, pedidos de informação ou requisições formuladas pela Ouvidoria.
Parágrafo único – Pedidos de informação ou requisições deverão ser atendidos em até 10 (dez) dias úteis, prorrogáveis por mais cinco (cinco), mediante justificativa circunstanciada apresentada ao Ouvidor.
Art. 7º – Na hipótese do encaminhamento da manifestação à outra unidade ou a outro dirigente do CONIMA, aquele que receber a comunicação por qualquer meio, deverá repassá-la, de imediato, a Ouvidoria para ter o seguimento previsto neste regulamento.
Art. 8º – As normas aqui estabelecidas e o desempenho da função de Ouvidoria serão revistos, sempre que necessários, com a finalidade de aferir sua eficácia e relevância.
Art. 9º – Esta Portaria entra em vigor nesta data.

 

São Paulo, 10 de outubro de 2010.
Ana Lúcia Pereira
Presidente
CONIMA – Conselho Nacional das Instituições de Mediação e Arbitragem
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